Quy trình tiếp nhận và giải quyết khiếu nại

Quy Trình Tiếp Nhận Và Giải Quyết Khiếu Nại

Tại trachinhhang.com, sự hài lòng và quyền lợi của Quý khách hàng luôn được đặt lên hàng đầu. Chúng tôi luôn lắng nghe, tiếp nhận và giải quyết nhanh chóng mọi khiếu nại liên quan đến chất lượng sản phẩm trà, quy cách đóng gói, quà tặng cũng như chất lượng dịch vụ giao hàng.

Dưới đây là quy trình tiếp nhận và giải quyết khiếu nại chuẩn mực được áp dụng tại cửa hàng của chúng tôi:

Bước 1: Tiếp nhận khiếu nại

Khi có bất kỳ vấn đề phát sinh chưa hài lòng, Quý khách có thể chủ động liên hệ với chúng tôi qua các kênh sau:

• Hotline / Zalo trực tiếp: 0969.677.890 (Hỗ trợ nhanh chóng).
• Gửi email phản ánh: trachinhhang@gmail.com.
• Liên hệ trực tiếp tại địa chỉ: 202/10 Phường Quảng Phú, Thanh Hóa.

Lưu ý: Quý khách vui lòng cung cấp thông tin chi tiết (Họ tên, số điện thoại, hóa đơn mua hàng, hình ảnh hoặc video thực tế tình trạng sản phẩm lỗi) để chúng tôi có cơ sở xác minh nhanh nhất.

Bước 2: Phân loại và xác minh thông tin

• Ngay sau khi tiếp nhận thông tin, bộ phận Chăm sóc khách hàng sẽ ghi nhận và chuyển đơn khiếu nại đến bộ phận quản lý liên quan.
• Tiến hành kiểm tra lại lịch sử giao dịch mua bán sản phẩm và quá trình vận chuyển để làm rõ nguyên nhân vấn đề.

Bước 3: Đưa ra phương án giải quyết

Tùy thuộc vào tính chất và mức độ của khiếu nại, chúng tôi sẽ đưa ra phương án giải quyết hợp lý và thông báo trực tiếp cho khách hàng trong thời gian sớm nhất (từ 24h đến tối đa 48h làm việc):

• Đối với lỗi sản phẩm / vận chuyển: Thực hiện đổi mới sản phẩm, bù đắp số lượng thiếu hoặc hoàn tiền theo đúng chính sách đổi trả đã cam kết.
• Đối với các vấn đề khác: Thỏa thuận phương án bồi thường hoặc hỗ trợ thỏa đáng nhằm đảm bảo quyền lợi tốt nhất cho khách hàng.

Bước 4: Thực thi phương án và đóng khiếu nại

• Tiến hành thực hiện phương án giải quyết đã được thống nhất với khách hàng một cách nhanh chóng.
• Sau khi hoàn tất, bộ phận CSKH sẽ liên hệ lại để kiểm tra mức độ hài lòng và chính thức đóng hồ sơ khiếu nại.

Cam kết của chúng tôi

Chúng tôi tôn trọng tuyệt đối quyền lợi của khách hàng. Mọi tranh chấp, khiếu nại trước hết ưu tiên được giải quyết thông qua thương lượng, hòa giải nhằm đạt được tiếng nói chung. Trường hợp không đạt được thỏa thuận như mong đợi, vụ việc sẽ được chuyển giao cho cơ quan pháp luật có thẩm quyền giải quyết theo quy định.